實用文寫作是中小學中文科的必考範圍之一，對於格式、用字和語氣都與一般寫作有不同的要求。不論是私人之間，或對機構都會用書面形式來溝通聯繫，所以便條、通告、書信、報告和演講辭等都是實用文的寫作範圍。由2024年開始，DSE中文卷二新增實用文寫作部分，而TSA多年來亦會考核實用文寫作，所以小朋友要學好實用文的格式、用字和語氣，有助提升中文寫作能力。以下是教育局提供的13種實用文寫作參考資料，希望能幫助學生更清晰地掌握實用文的格式和措詞，有助提升中文寫作能力。
中小學生必學13種常見中文實用文格式
實用文格式1. 通告、佈告、啟事
通告大多是團體有政策、措施或重要事項要告知公眾人士，行文要精簡清晰，篇幅簡短小即可，常用詞彙有：
- 玆
- 此佈
- 特此通告
- 敬請
- 仰各知照… …
參考資料：通告、佈告、啟事
實用文格式2. 便條
學生在寫便條時只需用三兩句交代清楚事情，語言應該盡量簡潔，但要記得寫明受文者姓名、正文、發文者姓名和日期。
參考資料：便條
實用文格式3. 書信
書信的使用範圍廣泛，可是對私人的抒情、商討、祝賀和慰問等，亦可以是對團體的查詢、投訴和解決業務往來的問題，所以學生需要分清寫作目的而決定格式和用字。
參考資料：書信
實用文格式4. 周記、日記
不少學生可能都有寫日記、周記，記述記錄生活中的所見所聞、所思所想，而其內容結構亦相對簡單，只有日期和正文，但切記不能把所有發生過的事情巨細無遺地記錄下來，需要有特別的事引發的思考和感受。
參考資料：周記、日記
實用文格式5. 規章、指引、說明
規章指引是以書面形式向公眾列明辦事條例，所以行文只需平實淺白。規章要清晰明確地界定事物的性質、範圍、數量、時限等，因此學生要掌握好長句和複句，以及「及」、「或」、「並」等連詞。
參考資料：規章、指引、說明
實用文格式6. 演講辭
演講時要面對群眾公開講話，做到傳遞信息、陳述觀點、說明道理，遊說、解辯等目的，包括有歡迎辭、答謝辭、開幕辭、閉幕辭、祝酒辭等，學生需要考慮不同場合性質而斟酌用詞。
參考資料：演講辭
實用文格式7. 會議文書
會議文書適用於機構日常工作的會議上，包括開會通知、會議議程、會議記錄和會議紀要，每一個都有不同的格式和注意事項。
參考資料：會議文書
實用文格式8. 新聞稿
新聞稿有別於新聞報道和廣告，是指機關團體撰寫有關動向、活動、商品、服務等的稿件，帶有一定的宣傳意味，格式包含標題、正文、結尾、日期4個部分，當中標題的寫法比較多樣化，可以正規地概括事件，亦可以生動地地描述或帶出懸疑。
參考資料：新聞稿
實用文格式9. 建議書
建議書顧名思義是以表達意見、理念為主，一般有正文、標題、傳訊者和受訊者，結構格式相當簡單。學生需要清晰地寫明寫作對象，在標題寫明相關事件，而正文可以採用列點或條例表達。
參考資料：建議書
實用文格式10. 報告
報告可以用來說明狀況、分析現象、說明原因、答覆詢問、總結經驗，並表達意見和提出建議。除了工作報告和學術研究報告，學校亦經常會用到閱讀報告、實驗報告和考察報告等，而內容和寫作重點亦有所不同。
參考資料：報告
實用文格式11. 專題介紹
專題介紹的應用範圍相當廣泛，可用於機構服務介紹、旅遊景點介紹、研究課題介紹、報章副刊等，因此沒有特定的結構和風格。不過學生要注意信息的準確性，不可以夾雜個人的主觀感受。
參考資料：專題介紹
實用文格式12. 評論
評論像論說文一樣，常見的分類包括人物評論、時事評論、經濟評論、政治評論、軍事評論、文學評論、藝術評論等，必須有論點、論據、論證來表達明確的立場。
參考資料：評論
實用文格式13. 宣傳文字
提起宣傳，大家可能會想到廣告，但其實像是傳單、海報、小冊子、場刊、招牌、標語、口號等，都有宣傳的作用。一段好的宣傳文字必須淺白通俗，做到信息明確、容易記憶，創新的效果，例如銀行巧妙地化用成語「有聲有色」為「有升有息」。
- 標語
- 「清潔香港，人人有責」
- 直銷廣告的內文
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- 「本公司一向以“服務更周到，客戶全滿意”為依據，故歡迎貴戶就此項試驗計畫……」
參考資料：宣傳文字
資料來源：教育局